Laatste wijziging: 30 september 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
JEFCO
Klaphoekstraat 58
3730 Bilzen-Hoeselt
België
Ondernemingsnummer: 0730.487.796
BTW: BE 0730.487.796
E-mail: info@jefco.be
JEFCO hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.
Deze privacyverklaring beschrijft zowel de verwerking van persoonsgegevens door JEFCO zelf als de verwerking die JEFCO uitvoert in opdracht van klanten.
2. JEFCO als verwerkingsverantwoordelijke
JEFCO is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die JEFCO zelf nodig heeft voor zijn dienstverlening en klantenrelaties.
Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn van klanten, potentiële klanten, contactpersonen, gebruikers en personen die contact opnemen met JEFCO.
JEFCO bepaalt voor deze gegevens zelf waarom en hoe ze worden verwerkt.
3. JEFCO als verwerker
Klanten kunnen in hun eigen JEFCO-omgeving persoonsgegevens van andere personen opslaan.
Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn van klanten, medewerkers, leveranciers, leden, vrijwilligers, familieleden, contactpersonen of andere personen.
Wanneer de klant bepaalt waarom en welke persoonsgegevens worden verwerkt en JEFCO deze gegevens technisch verwerkt om de dienstverlening mogelijk te maken, is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en treedt JEFCO op als verwerker.
De bepalingen hierover in deze privacyverklaring maken in dat geval integraal deel uit van de afspraken tussen JEFCO en de klant.
4. Welke persoonsgegevens kunnen worden verwerkt?
Afhankelijk van het gebruik van JEFCO kunnen onder meer volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
- naam en voornaam;
- adresgegevens;
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- bedrijfs- of verenigingsgegevens;
- gebruikers- en accountgegevens;
- facturatiegegevens;
- communicatie met JEFCO;
- IP-adressen;
- technische browser- en apparaatgegevens;
- login- en beveiligingsgegevens;
- loggegevens;
- foto's, documenten en bestanden;
- andere gegevens die een klant of gebruiker zelf in JEFCO invoert.
Welke gegevens een klant zelf in zijn JEFCO-omgeving invoert, wordt door die klant bepaald.
5. Waarom verwerkt JEFCO persoonsgegevens?
JEFCO kan persoonsgegevens verwerken voor onder meer:
- het aanmaken en beheren van accounts;
- het leveren van de JEFCO-dienstverlening;
- het beheren van abonnementen;
- facturatie en boekhouding;
- klantenondersteuning;
- communicatie met klanten en gebruikers;
- het onderzoeken en oplossen van technische problemen;
- het beveiligen van accounts en systemen;
- het opsporen en voorkomen van misbruik;
- onderhoud en verbetering van JEFCO;
- het naleven van wettelijke verplichtingen;
- het behandelen van vragen en klachten.
6. Rechtsgronden
JEFCO verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.
Afhankelijk van de situatie kan de verwerking gebaseerd zijn op:
- de uitvoering van een overeenkomst;
- een wettelijke verplichting;
- het gerechtvaardigd belang van JEFCO;
- toestemming, wanneer deze wettelijk vereist is.
Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming worden ingetrokken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
7. Gegevens die klanten zelf in JEFCO opslaan
De klant bepaalt zelf welke gegevens hij in zijn JEFCO-omgeving opslaat en voor welk doel hij deze gebruikt.
Wanneer deze informatie persoonsgegevens bevat waarvoor de klant verwerkingsverantwoordelijke is, is de klant zelf verantwoordelijk voor:
- het beschikken over een geldige rechtsgrond;
- het informeren van de betrokken personen;
- het respecteren van hun privacyrechten;
- het correct beheren van toegangsrechten;
- het niet langer bewaren van gegevens dan noodzakelijk;
- het naleven van de toepasselijke privacywetgeving.
JEFCO verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de klant en voor zover dit noodzakelijk is om de overeengekomen dienstverlening te leveren.
JEFCO verkoopt deze gegevens niet en gebruikt ze niet voor eigen reclame- of marketingdoeleinden.
8. Foto's, documenten en bestanden
Klanten kunnen afhankelijk van hun JEFCO-omgeving foto's, video's, documenten en andere bestanden opslaan.
Deze bestanden kunnen persoonsgegevens bevatten.
JEFCO beschouwt deze inhoud als gegevens van de klant en gebruikt de inhoud ervan niet voor eigen doeleinden.
Toegang door JEFCO kan uitzonderlijk noodzakelijk zijn voor technische ondersteuning, beveiliging, onderhoud, herstel van problemen of wanneer de klant hier zelf om vraagt.
Dergelijke toegang wordt beperkt tot wat redelijkerwijze noodzakelijk is.
9. Verplichtingen van JEFCO als verwerker
Wanneer JEFCO optreedt als verwerker, verwerkt JEFCO persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de klant en voor de uitvoering van de JEFCO-dienstverlening, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.
JEFCO verbindt zich ertoe:
- persoonsgegevens uitsluitend te verwerken volgens de overeengekomen dienstverlening en gedocumenteerde instructies van de klant;
- ervoor te zorgen dat personen die toegang hebben tot persoonsgegevens tot vertrouwelijkheid gehouden zijn;
- passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen;
- de klant redelijkerwijze bij te staan bij verzoeken van betrokkenen;
- de klant redelijkerwijze bij te staan bij het naleven van toepasselijke verplichtingen inzake beveiliging en datalekken;
- persoonsgegevens niet voor eigen commerciële doeleinden te gebruiken;
- de klant de informatie ter beschikking te stellen die redelijkerwijze noodzakelijk is om de naleving van de toepasselijke AVG-verplichtingen aan te tonen.
Indien JEFCO van mening is dat een instructie van de klant in strijd is met de toepasselijke privacywetgeving, kan JEFCO de klant hierover informeren.
10. Aard en doel van de verwerking in opdracht
De verwerking door JEFCO heeft tot doel de klant toegang te geven tot de functionaliteiten van JEFCO en de door de klant ingevoerde gegevens technisch te kunnen opslaan, weergeven, verwerken, beveiligen, back-uppen en beheren.
De aard en omvang van de verwerking zijn afhankelijk van de modules die de klant gebruikt en de gegevens die de klant zelf in JEFCO invoert.
De verwerking duurt in beginsel zolang de dienstverlening aan de klant loopt, aangevuld met de periode die redelijkerwijze nodig is voor verwijdering, back-ups of wettelijke verplichtingen.
11. Categorieën van betrokkenen
Afhankelijk van het gebruik door de klant kunnen persoonsgegevens betrekking hebben op onder meer:
- de klant zelf;
- gebruikers;
- medewerkers;
- klanten van de klant;
- leveranciers;
- leden;
- vrijwilligers;
- familieleden;
- deelnemers;
- contactpersonen;
- andere personen die de klant zelf registreert.
De klant bepaalt welke categorieën daadwerkelijk in zijn JEFCO-omgeving worden verwerkt.
12. Bijzondere persoonsgegevens
JEFCO is niet specifiek ontworpen met als doel bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken, zoals medische gegevens, biometrische gegevens of gegevens over religieuze, politieke of andere bijzondere persoonlijke kenmerken.
Wanneer een klant dergelijke gegevens toch in JEFCO verwerkt, is de klant verantwoordelijk voor het bestaan van een geldige rechtsgrond en het naleven van eventuele bijkomende wettelijke verplichtingen.
JEFCO verwerkt dergelijke gegevens uitsluitend in opdracht van de klant wanneer JEFCO daarbij als verwerker optreedt.
13. Externe dienstverleners en subverwerkers
JEFCO kan voor de technische werking van zijn dienstverlening beroep doen op externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor:
- hosting en servers;
- datacenters;
- back-ups;
- e-mail;
- gegevensopslag;
- beveiliging;
- technische infrastructuur;
- andere noodzakelijke ondersteunende diensten.
Wanneer een externe dienstverlener in opdracht van JEFCO persoonsgegevens verwerkt, treedt deze partij op als subverwerker.
JEFCO selecteert dergelijke partijen zorgvuldig en legt waar wettelijk vereist passende verplichtingen inzake gegevensbescherming op.
De klant verleent JEFCO algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen die noodzakelijk zijn voor de normale werking van de dienstverlening.
Bij wezenlijke wijzigingen in de gebruikte subverwerkers wordt de klant geïnformeerd wanneer dit wettelijk vereist is.
Informatie over relevante subverwerkers kan worden opgevraagd via info@jefco.be.
14. Delen van persoonsgegevens
JEFCO verkoopt persoonsgegevens niet.
Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt voor hun eigen commerciële doeleinden.
Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, wanneer een wettelijke verplichting dit vereist of wanneer daarvoor een andere geldige rechtsgrond bestaat.
15. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
JEFCO streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.
Bepaalde externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.
Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen adequaat beschermingsniveau is vastgesteld, worden waar vereist passende waarborgen toegepast overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een ander geldig overdrachtsmechanisme.
16. Beveiliging
JEFCO neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:
- ongeoorloofde toegang;
- verlies;
- misbruik;
- ongewenste wijziging;
- ongewenste openbaarmaking;
- vernietiging.
De maatregelen worden afgestemd op de aard van de dienstverlening, de beschikbare technologie en de redelijkerwijs te verwachten risico's.
Geen enkel online systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.
17. Accounts en wachtwoorden
Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het vertrouwelijk behandelen van hun wachtwoorden en andere toegangsgegevens.
Wanneer een gebruiker vermoedt dat zijn account of wachtwoord wordt misbruikt, dient hij JEFCO zo snel mogelijk te informeren via info@jefco.be.
JEFCO kan uit veiligheidsoverwegingen accounts tijdelijk blokkeren of andere passende beveiligingsmaatregelen nemen.
18. Datalekken
Wanneer JEFCO zelf verwerkingsverantwoordelijke is en zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, handelt JEFCO overeenkomstig de toepasselijke wettelijke meldingsverplichtingen.
Wanneer JEFCO als verwerker optreedt, informeert JEFCO de betrokken klant zonder onredelijke vertraging nadat JEFCO kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens waarvoor de klant verwerkingsverantwoordelijke is.
JEFCO verstrekt daarbij, voor zover beschikbaar en redelijkerwijze mogelijk, de informatie die de klant nodig heeft om het incident te beoordelen en zijn wettelijke verplichtingen na te leven.
19. Verzoeken van betrokkenen
Personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, kunnen afhankelijk van de omstandigheden beschikken over onder meer:
- het recht op informatie;
- het recht op inzage;
- het recht op verbetering;
- het recht op gegevenswissing;
- het recht op beperking van verwerking;
- het recht van bezwaar;
- het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
- het recht om toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.
Deze rechten zijn niet absoluut. In bepaalde omstandigheden kan de wet toestaan of verplichten dat gegevens toch worden verwerkt of bewaard.
20. Wanneer JEFCO zelf verantwoordelijk is
Wanneer JEFCO zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen verzoeken over persoonsgegevens worden gericht aan:
JEFCO kan bijkomende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker te controleren.
Verzoeken worden behandeld binnen de wettelijke termijnen.
21. Wanneer de klant verantwoordelijk is
Wanneer persoonsgegevens door een klant zelf in zijn JEFCO-omgeving zijn ingevoerd, is die klant doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke.
Een persoon die bijvoorbeeld inzage, correctie of verwijdering wenst van gegevens die een bedrijf, vereniging of andere klant in JEFCO heeft opgeslagen, dient zijn verzoek daarom in beginsel aan die klant te richten.
JEFCO zal de klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en voor zover redelijkerwijze mogelijk, ondersteunen bij het behandelen van dergelijke verzoeken.
22. Bewaartermijnen
JEFCO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht is.
Administratieve, fiscale en facturatiegegevens worden gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen bewaard.
Account- en klantgegevens worden in beginsel bewaard zolang de klant JEFCO gebruikt en daarna zolang dit redelijkerwijze noodzakelijk is voor de afhandeling van de klantenrelatie of wettelijke verplichtingen.
Gegevens die een klant zelf in JEFCO opslaat, kunnen na beëindiging van de dienstverlening worden verwijderd.
23. Beëindiging van de dienstverlening
Wanneer de dienstverlening eindigt, kan de klant vóór de definitieve verwijdering zijn gegevens veiligstellen voor zover de beschikbare functionaliteiten en techniek dit toelaten.
Wanneer JEFCO optreedt als verwerker, worden persoonsgegevens na beëindiging van de dienstverlening verwijderd of, waar overeengekomen en redelijkerwijze mogelijk, aan de klant ter beschikking gesteld, tenzij JEFCO wettelijk verplicht is bepaalde gegevens langer te bewaren.
Na definitieve verwijdering kan herstel onmogelijk zijn.
24. Back-ups
Back-ups kunnen gedurende een beperkte periode nog persoonsgegevens bevatten die uit het actieve systeem werden verwijderd.
Deze gegevens worden niet opnieuw actief gebruikt en verdwijnen volgens de normale back-up- en overschrijfcyclus, tenzij bewaring noodzakelijk is wegens een beveiligingsincident of wettelijke verplichting.
25. Controle en informatie
Wanneer JEFCO als verwerker optreedt, stelt JEFCO de klant op redelijk verzoek informatie ter beschikking die noodzakelijk is om de naleving van de toepasselijke verplichtingen inzake gegevensverwerking aan te tonen.
Indien een professionele klant bijkomende controles of audits verlangt die aanzienlijk verder gaan dan de normale informatieverstrekking, worden de praktische uitvoering, vertrouwelijkheid en eventuele redelijke kosten daarvan vooraf overeengekomen.
26. Minderjarigen
Bepaalde JEFCO-omgevingen, waaronder familiale omgevingen, kunnen persoonsgegevens over minderjarigen bevatten.
De persoon die dergelijke gegevens invoert, is verantwoordelijk voor het beschikken over de noodzakelijke bevoegdheid of rechtsgrond om deze gegevens te verwerken.
JEFCO gebruikt persoonsgegevens over minderjarigen niet voor eigen reclame- of profileringsdoeleinden.
27. Cookies en lokale opslag
JEFCO kan technisch noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken gebruiken voor onder meer:
- het functioneren van accounts;
- het onthouden van sessies en voorkeuren;
- beveiliging;
- het correct functioneren van het platform.
Voor cookies of vergelijkbare technieken die niet strikt noodzakelijk zijn, wordt toestemming gevraagd wanneer dit wettelijk vereist is.
28. Geen verkoop of commerciële exploitatie van klantgegevens
JEFCO verkoopt persoonsgegevens van klanten of gebruikers niet.
Gegevens, contacten, foto's, documenten en andere inhoud die klanten in JEFCO opslaan, worden niet gebruikt om voor derden reclameprofielen op te bouwen.
JEFCO gebruikt de inhoud van privébestanden van klanten niet voor eigen commerciële doeleinden.
29. Geautomatiseerde besluitvorming
JEFCO neemt in beginsel geen beslissingen met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen voor personen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking.
Wanneer dergelijke functionaliteit in de toekomst wordt ingevoerd, worden betrokken personen hierover geïnformeerd wanneer dit wettelijk vereist is.
30. Wijzigingen
JEFCO kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte technologie of toepasselijke wetgeving verandert.
De meest recente versie is steeds beschikbaar via JEFCO.
Belangrijke wijzigingen worden aan bestaande klanten meegedeeld wanneer dit wettelijk vereist is.
31. Contact
Vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan:
JEFCO
Klaphoekstraat 58
3730 Bilzen-Hoeselt
België
Ondernemingsnummer: 0730.487.796
BTW: BE 0730.487.796
E-mail: info@jefco.be
32. Klachten
Wie meent dat persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kan eerst contact opnemen met JEFCO via info@jefco.be zodat de vraag of klacht kan worden onderzocht.
Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).